個人情報保護及び特定個人情報保護方針
株式会社ハーツシステム（以下「当社」という。）は、当社へのお問い合わせやサービス申込の対応に当たってお客様並びに従業者の個人情報及び特定個人情報を適正かつ安全に取り扱うため、個人情報保護及び特定個人情報保護方針を策定し個人情報の保護に努めます。
1. 関係法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関し、「個人情報の保護に関する法律」及び「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」、その他関連法令・ガイドライン等を遵守いたします。
2. 個人情報及び特定個人情報の取得及び利用について
当社は、個人情報及び特定個人情報の利用目的を具体的に特定し、その特定された利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用いたします。
3. 安全管理措置に関する事項
当社は、個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩等を防止するため、個人情報及び特定個人情報の取扱いに関する規定等を定め、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理体制を構築し、着実に運用するとともに、継続的に改善して参ります。
4. 個人情報及び特定個人情報の第三者への開示・提供について
当社は、ご本人の同意を得ている場合や以下の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することは致しません。
- 法令に基づいて個人データを提供する場合
- 人（法人を含む。 ）の生命、身体又は財産といった具体的な権利利益が侵害されるおそれがあり、これを保護するために個人データの提供が必要であり、かつ、本人の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上又は心身の発展途上にある児童の健全な育成のために特に必要な場合であり、かつ、本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関等が法令の定める事務を実施する上で、民間企業等の協力を得る必要がある場合であって、協力する民間企業等が当該国の機関等に個人データを提供することについて、本人の同意を得ることが当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
※特定個人情報を提供できるのは、番号法19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報の提供はいたしません。
5. 個人情報保護及び特定個人情報保護に係る質問及び苦情処理の窓口について
当社は、当社における個人情報保護及び特定個人情報保護に係るご質問及び苦情処理につきまして、窓口を設置いたします。
株式会社ハーツシステム
代表取締役 中村 文彦
制定：２０１９年６月１９日
個人情報及び特定個人情報の取扱いについて
１. 個人情報及び特定個人情報の利用目的について
当社は、個人情報及び特定個人情報の取得に際しては、次の通り取得目的を正当な事業の範囲内で明確に定め、その目的達成に必要な限度において、適法かつ公正な方法で取得し、利用します。
（１）お取引先様各社、他社の役員・社員等の方に関する個人情報
- 業務上必要な諸連絡・商談等
- 取引先情報管理、支払・収入処理
（２）お取引先様から委託を受けた個人情報
- 委託業務に関する契約の履行
（３）採用応募者・雇用者・退職者に関する個人情報
- 採用応募者（インターンシップを含む）への採用情報等の提供・連絡
- 当社での採用業務管理
- 当社での雇用管理
- 退職者への情報提供および連絡など
（４）雇用者等の特定個人情報
- 法令に基づき、雇用者等個人番号を給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務
２. 委託について
当社は、上記利用目的の達成に必要な範囲で個人情報及び特定個人情報の記載されているデータに関わる業務を外部に委託する場合は、当社の厳正な管理のもとで行い、規模及び実態に応じ委託処理の透明化を進め、情報漏洩のないよう、その保護に努めます。
３．オプトアウト
現在、当社ではオプトアウトを行っておりません。
４. 共同利用
現在、当社では共同利用を行っておりません。
５. 開示等の請求手続きについて
当社の保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等）を求める手続は以下のとおりです。開示等の手続においていただきました個人情報は、当該開示等の回答及び記録の保管のため以外には利用いたしません。
（１）開示等の求めの手続ができる方
- ご本人様
- ご本人様が未成年者または成年被後見人の場合はご本人様の法定代理人
- 開示等の求めの手続についてお客さまご本人が委任した代理人
（２）開示等の求めの際の必要書類
＜ご本人様が手続きされる場合＞
- 当社所定の開示等申請書
- 本人確認書類（次のいずれかの書類「旅券、運転免許証、外国人登録証明書、特別永住者証明書、学生証、健康保険、国民健康保険または船員保険等の被保険者証、会社の身分証明書または公の機関が発行した資格証明書で写真付のもの」）
＜代理人の方が手続をされる場合＞
- 当社所定の開示等申請書
- 本人確認書類（ご本人様・代理人様分両方）
- 当社指定の委任状
なお、特定個人情報の開示等に関しては、上記と同様といたしますが、番号法順守の観点から、特定個人情報保護管理責任者が開示可能か判断の上、開示いたします。
（３）開示等の手数料
個人情報の開示・利用目的の通知をご請求される場合、１回のご請求ごとに、1,000円（税別）をいただきます。ご郵送にて切手の同封あるいは郵便小為替を同封にてお願いいたします。
（４）開示等に対する回答の方法・時期等
本人様の個人情報である事が確認できましたら、次の場合を除き、合理的期間内に、本人様あて、書面にてご回答いたします。回答ができない場合には、理由を明示した上でその旨をお知らせいたします。
- 自己が識別される保有個人データの利用目的が明らかである場合
- 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当該個人情報取扱事業者の権利又は利害が侵害されるおそれがある場合
- 法令の定める事務を実施する上で、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（５）株式会社ハーツシステム個人情報苦情・相談窓口
営業時間 10:00～17:00（年末年始及び土日祝祭日を除く）
電話番号：052-982-9176
E-mail： info2@hearts-system.com
郵送：〒460-0003 愛知県名古屋市中区錦2丁目19-1 名古屋鴻池ビル1303
（６）認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である
一般社団法人ＪＡＰＨＩＣマーク認証機構の対象事業者です。
①認定個人情報保護団体の名称：
一般社団法人ＪＡＰＨＩＣマーク認証機構
②個人情報に関する苦情・相談についてのお問い合わせ先：
＜URL＞https://japhic.or.jp/office/info
※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。
株式会社ハーツシステム
代表取締役 中村 文彦
制定：２０１９年６月１９日